Boekhouden zonder grenzen levert geld op

Wie met paard en kar naar het werk komt, kan op meewarige blikken rekenen. Toch laten ondernemers veel nieuwe technologieën links liggen, terwijl de investering in zaken als elektronische facturatie en digitalisering met enige inspanning snel kan worden terugverdiend. Ook plaats-, platform- en toestelonafhankelijk werken maakt daar deel van uit.

Je hebt als financieel verantwoordelijke alsmaar meer keuze. Steeds meer leveranciers komen uit op platforms als Linux, Android, Apple-omgevingen en natuurlijk Windows, al dan niet met de mogelijkheid om online de boekhouding te doen. Dat geeft de afnemer een keuzevrijheid die tot voor kort simpelweg niet bestond. Denk maar aan je e-mailsystemen.

Er zijn in de praktijk verschillende systemen die concurreren met Microsoft Exchange Server, zoals de Zimbra Collaboration Suite van VMWare. Het Nederlandse Zarafa bijvoorbeeld wist alleen al in Nederland een flink deel van de gemeentelijke markt van Microsoft weg te kapen.

Onderweg boekhouden
Boekhouden zonder grenzen is een goede beschrijving voor de trend waarbij onderweg al aan de boekhouding wordt gewerkt, waarbij boekhouder en accountant samenwerken en er thuis en onderweg doorgewerkt kan worden op administratieve systemen. Mobiele toestellen als tablets, de gloednieuwe ChromeOS ChromeBook en smartphones spelen daarin natuurlijk een belangrijke rol.

Dat schept ongekende mogelijkheden maar creëert ook een aantal valkuilen, door de specifieke eigenaardigheden van de diverse platforms. Zo bleek het soms lastig om leveranciers van Android-apparatuur uitspraken te laten doen over de beveiligingsaspecten van hun producten.

HTC wilde geen enkele uitspraak doen over zijn beleid omtrent beveiligingsupdates, en ook Google had meer tijd nodig voor het beantwoorden van gedetailleerde vragen. Gelukkig zijn leveranciers als Trend Micro, McAfee en anderen in dit gat gesprongen met beschermingsproducten voor het Android-platform.

Gevestigde leveranciers van Androidtablets zoals Samsung, Toshiba, Asus, Acer en met name Lenovo, dat zich in de Benelux zelfs exclusief richt op tablets voor de zakelijke markt, verzekerden echter dat hun Androidsupport en updatebeleid gericht is op veilig gebruik in bedrijfsomgevingen.

Onduidelijkheid op het gebied van privacy en beveiliging is voor gebruikers vaak de hoofdreden om geen nieuwe technologie te gebruiken. En ook de acceptatie van e-facturatie en online boekhouden ‘in de cloud’ heeft te lijden van onduidelijkheden op securitygebied.

Platforms
De tijd dat we de keuze hadden tussen Windows en Windows is nu definitief voorbij. Dat heeft ook een nieuwe term aan ons woordenboek toegevoegd: BYOD, of bring your own device. Deze term staat voor de trend om werk beschikbaar te maken op om het even welk platform of apparaat. In het functioneel online overzicht ziet u dan ook diverse leveranciers tools uitbrengen als apps, kleine applicaties voor mobiel gebruik.

Wie in deze context bij Windows de wenkbrauwen fronst, mag niet vergeten dat Microsoft op het punt staat een belangrijke slag te slaan op het gebied van vernieuwing. Windows 8 mikt ook op tabletgebruik. Windows 8 en de interface van het mobiele platform van Microsoft leiden namelijk tot een keurige, consistente interface die over alle verschijningsvormen van desktop tot en met de nieuwe Windows Phoneversie Mango gelijk is.

Op die manier moet de eindgebruiker slechts één interface leren op alle platforms, en dat is een geijkt recept voor kostenbesparing en duidelijkheid op alle punten. Bovendien is Windows 8 een grote sprong vooruit qua compactheid en gebruiksgemak. Diverse leveranciers van administratieve software geven dan ook nu al aan dat de nieuwe Metro-interface van Windows 8 volledig ondersteund zal worden.

Windows 8 is verder aanzienlijk in omvang afgenomen en zal daardoor ook draaien op relatief eenvoudige apparatuur zoals tablets en uiteraard op de oudere systemen die nu Windows draaien. Een niet geringe factor waar het aankomt op administratieve systemen is beveiliging. Ook daar zet Microsoft een flinke stap voorwaarts.

Mobiel
Voorlopig zijn de meest in het oog springende mobiele platforms van deze generatie duidelijk de iPad en iPhone. Beide hebben een goede reputatie qua beveiliging, en ook het Mac-platform heeft van huis uit al antimalwarevoorzieningen ingebouwd. Hoe bruikbaar die Apple-platforms zijn, hangt af van de manier waarop voor een boekhoudomgeving gekozen is.

Wie een boekhoudpakket kiest dat via een willekeurige browser werkt, kan er zeker van zijn dat de iPad en de iPhone waardevolle hulpmiddelen kunnen worden. Maar een boekhoudomgeving kan ook op andere manieren benaderd worden. Diverse leveranciers brengen apps uit voor de iPad en de iPhone. En ook Android heeft op korte tijd een flink deel van de smartphonemarkt naar zich toe getrokken.

Klein, licht en in tal van varianten verkrijgbaar voor inmiddels zeer concurrerende prijzen: de Android-tablet is een apparaat dat bijvoorbeeld voor servicemonteurs die veel onderweg zijn een pak hanteerbaarder is dan een notebook. Toch kan de ondernemer met Android in diverse valkuilen terechtkomen. Zoals de enorme variatie in aanpak tussen de verschillende leveranciers.

Wie op de desktop of op de server (Microsoft Exchange Server) met Microsoft-producten werkt en daarmee wil synchroniseren, zal bij een aantal leveranciers zijn neus stoten. Want Google, de ontwerper van Android, laat lang niet alle Androidapparatuur vlot samenwerken met een back-office van Microsoft.

E-facturatie
E-facturatie is een goed voorbeeld van een digitaliseringstechnologie die zich heel snel laat terugverdienen. Volgens onderzoeksbureau Gartner kan de elektronische verwerking van facturen een tijdsbesparing van een factor tien opleveren. Wie veel facturen binnenkrijgt, kan zo enorme besparingen realiseren.

In het algemeen kan je stellen dat de digitalisering van alle gegevensstromen binnen een bedrijf het rendement met ettelijke procenten kan verbeteren. Niet investeren in dit soort zaken betekent dus kansen laten liggen. “Ik ben er helemaal geen voorstander van om kmo’s te prediken de broeksriem aan te snoeren”, meent Rudy Steyaert, oprichter van C-Logic.

"Integendeel, in woelige tijden zou ik iedere draagkrachtige onderneming net adviseren om extra hard te investeren en aan research te blijven doen. Dat zal de kloof met de minder valide concurrenten en de instapdrempel voor nieuwkomers alleen maar groter maken.”

Innovatie is, volgens Steyaert, ontegensprekelijk een sleutel tot succes en een onderscheidende factor, maar een gezond investeringsbeleid is en blijft daarvoor onontbeerlijk.

Achterblijvers
Er zullen weinig bedrijven zijn die hun boekhouding nog op ruitjespapier doen, maar onderzoek toont aan dat lang niet alle bedrijven de verworvenheden van het elektronische kantoor ten volle benutten. Erger: 12 procent van de boekhouders doet dit nog altijd in een stokoude DOS-boekhoudomgeving.

Concreet betekent dit dat 12 procent van de boekhoudomgevingen de facto op omvallen staat. Dat is geen vrolijke situatie, maar zelfs in modernere omgevingen is het elektronisch kantoor verre van geperfectioneerd. Dat heeft te maken met de toenemende complexiteit van serveromgevingen.

Heel kleine ondernemingen die geen eigen servers onderhouden zijn wat dat betreft eigenlijk in het voordeel door de geringe complexiteit van hun elektronische omgeving. Maar wat als je bedrijf groeit?

Eén mogelijkheid is het opzetten van eigen servers, waar je administratieve omgevingen op kunt plaatsen. Maar een snelle kostenberekening wijst uit dat je dit moment gerust nog even kunt uitstellen door bij een provider cloudservices af te nemen voor zaken als online back-up.

Online
Online boekhouden valt onder de zogenaamde cloudservices. Het lijkt een veilige keuze, aangezien de bedreigingen op ICT-gebied met de dag toenemen. “Wij leggen de lat simpelweg hoger dan wie ook. Hoe banken zich beveiligen is voor ons niet meer dan een minimum. Wij gaan nog een stapje verder”, stelt Roger De Vos, commercieel verantwoordelijke bij Octopus.

“Een doorsnee kmo kan zich een dergelijke aanpak voor zichzelf eigenlijk nooit veroorloven. Wie zich zorgen maakt over de beveiliging kan dus beter gebruikmaken van zo’n online dienst.” Een verschijnsel dat vaak gekoppeld is aan online boekhouden is het abonnementsmodel.

Daarmee worden de kosten verlegd van de gebruikelijke kapitaalsinvestering naar een kleine maandelijkse kostenpost. In deze tijden van financiële krapte is dat mooi meegenomen. Ook de actualiteit van online boekhouden wordt, met de juiste leverancier, automatisch bijgehouden.

“Een goed voorbeeld was de laatste aanpassing van de btw-aangifte, vorig jaar. Die ging op 19 februari in, en onze klanten hadden die wijzigingen al op 18 februari in hun pakket”, aldus De Vos.

Uit handen
Toepassingen als online back-up en online boekhouden hebben echter nog niet de vlucht genomen die ervan verwacht werd. Volgens kenners zijn bedrijven eenvoudigweg bang om hun gegevens exclusief aan derden uit handen te geven.

Deels is dat terecht, maar de gevaren van dataverlies en providerperikelen kunnen ook grotendeels opgevangen worden. Wie een beroep doet op gevestigde bedrijven die zich op alle mogelijke manieren hebben gecertificeerd, loopt weinig kans op moeilijkheden.

Cruciaal is het schriftelijk laten vastleggen van de mogelijkheden als er iets fout gaat. Bovendien is het aan te raden nooit op één paard te wedden. Online back-up bij een gerenommeerd bedrijf is in principe een stuk veiliger dan eigen beheer, maar niets weerhoudt u ervan om er, naast de back-up bij een provider, ook een eigen back-up op na te houden.

Patriot Act
Het uitbesteden van softwareomgevingen en opslag is weliswaar aan te bevelen, maar heeft ook een politieke kantje dat onverwachte complicaties kan opleveren. De Patriot Act is een Amerikaanse wet die Amerikaanse bedrijven verplicht om gegevens die in hun bezit zijn zonder voorafgaande reden door te spelen aan de Amerikaanse overheid. Ongeacht waar hun servers zich bevinden.

Dat geldt bijvoorbeeld voor alles wat u bij Google (Google Apps), Microsoft (Microsoft 365 online office) of Yahoo hebt opgeslagen, maar ook alles wat bij een Amerikaanse hostingprovider van een online boekhoudleverancier staat valt daar onder.

De Amerikaanse regering heeft dan te allen tijde het recht om even in je boekhouding te snuffelen. Leveranciers van groenten en fruit zal het worst wezen of de Amerikaanse regering meekijkt, maar als je hoogwaardige elektronica exporteert naar het Midden-Oosten mag je er gerust van uitgaan dat de Amerikaanse regering net zo goed van je bedrijfsresultaten op de hoogte is als jezelf, wanneer je gegevens op een Amerikaanse server staan.

Overheid en de cloud
Niet alleen het Belgische bedrijfsleven denkt na over de privacyrisico"s van de cloud, ook de Belgische overheid heeft dit goed in de gaten. Een Amerikaanse cloudleverancier is geen entiteit die de Belgische overheden met open armen als leverancier zal ontvangen.

Goed ingelichte kringen binnen de Belgische overheid wisten dan ook aan te geven dat de Belgische regering overweegt om cloudcomputing in eigen handen te nemen, als Belgische overheidscloud. Maar het is wachten op een nieuwe regering om dit te kunnen opstarten.

Logischerwijze zal dit ook gevolgen hebben voor bedrijven die diensten leveren aan de overheid. Die leveranciers zullen onomstotelijk moeten aantonen dat zij geen enkel overheidsgerelateerd gegeven in handen van vreemde mogendheden kunnen laten vallen.

Dit betekent echter niet dat u elk Amerikaans bedrijf moet mijden. RackSpace, onder meer de hostingleverancier van Exact online, levert desgevraagd een duidelijke verklaring af die aangeeft dat dit bedrijf zich zal houden aan de lokale gebruiken en zeker niet zomaar zonder gerechtelijk bevel gegevens zal afstaan.

Markante cijfers

• De elektronische verwerking van facturen kan een tijdsbesparing van factor tien opleveren.
• 12 procent van de boekhouders doet dit nog steeds in een DOS-boekhoudomgeving.