Bedrijven doen hun cloudgeheimen uit de doeken

Vijf bedrijven van divers allooi die hun verhaal deden over hun reis naar de wolken. Het was een geslaagd recept voor het Business Meets IT-seminarie over cloudcomputing, dat ons zusterblad Smart Business Strategies mee organiseerde.

De verhalen uit de praktijk kwamen zowel van privé- als overheidsbedrijven. En zowel klein als groot kwamen aan bod. We overlopen de vijf organisaties en hun lessen uit de cloud.

Wie? VDAB
Type:  Overheidsorganisatie
Wat? Google Apps

De VDAB, de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en en Beroepsopleiding liet onlangs 7.000 gebruiken overschakelen op Google Apps, de kantoortoepassing van Google.

“Cloud staat centraal in onze strategie. Het is een strategische keuze. We moeten zo open mogelijk zijn naar de buitenwereld. Zelfs in een private cloud, denk maar aan de Kruispuntbank voor Ondernemingen, moet je authentieke data kunnen delen”, licht Paul Danneels, CIO bij de VDAB toe. Daarnaast speelden de trend sociale media en consumerization, waarbij op kantoor meer en gelijkaardige technologieën worden gebruikt als bij medewerkers thuis, een rol.

Daarnaast bleek de cloud een kostenbesparing, al was dat niet de belangrijkste drijfveer. “Wij hebben ingecalculeerd dat we een half miljoen euro besparen door dit project. Een bedrag dat zelfs nog kan verdubbelen”, stelt Danneels. Google Apps was drie keer goedkoper dan het shared service center van de overheid.  Ook al geldt dit niet voor alles.

Dat Google, dat in ons land amper vertegenwoordigd is, geen voor de hand liggende partij zou zijn, nuanceert hij. “Onze data zitten niet in de publieke sfeer bij Google. En bovendien hebben veel andere Amerikaanse bedrijven ook geen rechtstreeks contact voor jouw project in België.”

De raad die hij bedrijven geeft, is om zelf te bepalen waar het  naartoe wil. “Je moet zelf je roadmap maken. En niet die laten bepalen door je leveranciers", vindt Paul Danneels, CIO bij VDAB.

Wie? Atlas Copco
Type: Multinational
Wat? CRM

Atlas Copco, een Scandinavische industriële groep met 37.000 werknemers in 85 landen, had nood aan een nieuwe aanpak van zijn klantenbenadering. Het bestaande pakket voor CRM of Customer Relationship Management was daarvoor ontoereikend. De stap naar de cloud was dus vooral ingezet om functionele redenen.

“We hadden geen pro-actief sales management, waardoor we geen overzicht hadden van de leads en alles wat moest gedaan worden om die leads te bekomen”, vertelt Tom Troch, global integration manager bij Atlas Copco. “Ook de zogenaamde ‘360° view’ op de klant ontbrak. Verkopers hadden geen zicht op het verleden en bijvoorbeeld geen weet van openstaande vragen of problemen.”

Uiteindelijk koos Atlas Copco voor CRM in de cloud via Salesforce.com. Dat vergde toch wel wat integratiewerk. Zo moest wel wat masterdata vanuit verschillende systemen worden geïntegreerd en legde men een middleware laag aan waarop het bedrijf nog verder kon ontwikkelen.

Wie? ADx Neurosciences
Type: start-up
Wat? Online desktop

ADx Neurosciences is een jong biotechnologiebedrijf dat een zestal medewerkers telt en opteerde voor een ambitieuze vorm van cloud computing. Het bedrijf bestaat nog maar van enkele maanden en we hebben ons altijd willen focussen op onze kernactiviteit: onderzoek en ontwikkeling. Er wordt in eerste instantie online gewerkt, onder meer op basis van een online desktop-toepassing.

Software als Windows 7 en Microsoft Office programma’s worden online aangeboden. Al de toepassingen en documenten staan in de cloud, in een extern datacenter. Het model lijkt vooral geschikt voor start-ups en jonge bedrijven. Al komt het voor Leander Naessens ook in aanmerking voor andere bedrijven. “Frustratie is wat dat betreft vaak een belangrijke drijfveer”, stelt hij.

Wie? EFQM
Type: Non-profit organisatie
Wat? Overhevelen bestaande applicaties naar de cloud

EFQM is een relatief kleine non-profit organisatie die instaat voor kwaliteitsverbetering. “. Bij EFQM ging men over tot een aantal ‘on premise applicaties’, dus geïnstalleerd bij het bedrijf zelf, die herzien werden en naar de cloud werden overgeheveld. Vooral de aard van het werk was een drijfveer.

“Wij zitten met 18 mensen op kantoor Onze medewerkers reizen vaak en moeten verbonden zijn”, vertelt Vinciane Beauduin van EFQM. “Bedoeling was dat wij onze bestaande applicaties zoals SAP en Microsoft Office, in de cloud konden plaatsen, zonder opnieuw installaties te moeten doen”, stelt ze. Iets wat op een goed jaar voorbereiding en een vier à vijf maanden technische implementatie goed is gelukt.

Wie? Generali Employee Benefit
Type: KMO
Wat? Exchange Online

Om te beginnen: Generali Employee Benefit is geen KMO op zich, maar maakt deel uit van een wereldwijde verzekeringsorganisatie. Maar het bedrijf heeft met een honderdtal medewerkers en een relatief kleine IT-afdeling (van een zestal mensen) wel de proportie van een KMO.  Bij Generali ging het om een Exchange Online toepassing.

“Onze organisatie is erg gericht op e-mail”, vertelt Wim Verbeeck, ICT-manager bij Generali Employee Benefit. In tegenstelling tot bij veel andere projecten lag de drijfveer om te migreren naar cloud computing bij de IT-afdeling. “Cloud computing geeft ons de mogelijkheid om ons nu te focussen op toegevoegde waarde.”

Volgens Verbeeck is de stap naar Exchange Online vooral als politieke bedrijfsbeslissing het meest ingrijpend. “Want in technisch opzicht was het project relatief eenvoudig en verliep het in fases. Zonder dat de eindgebruiker er iets van merkte”, stelt hij.

De lagere kostprijs hielp ook. “Zo is de cloud, ook op lange termijn, niet duurder dan onze vorige oplossing. Al voelen we ons eerlijk gezegd wel nog early adopters met onze cloud aanpak. Exchange Online werkt beter met Exchange 2010 dan bijvoorbeeld met 2007. Al hebben we bewust voor Microsoft gekozen. Microsoft gaf ons ook qua privacy een beter gevoel dan een partij als Google.”